Whistleblowing
Segnalazione di illeciti
Puoi segnalarci qualsiasi azione o comportamento che ritieni non conforme o inopportuno, anche in maniera anonima, avendo la sicurezza che nessuno risalirà a questa segnalazione.
Prima di effettuare una segnalazione, ti invitiamo a prendere visione dell'informativa che trovi qui sotto illustrata.
INFORMATIVA AI SENSI DELL’ART. 13
del Regolamento EU 679/2016 (GDPR)
Rivolta a chi faccia segnalazioni ai sensi della normativa sul c.d. Whistleblowing e della relativa procedura aziendale adottata da
BID Company S.r.l. a socio unico
Aggiornamento: 16 novembre 2023
La presene informativa descrive i trattamenti effettuati a partire dal canale di segnalazione delle violazioni di illeciti e irregolarità introdotto dall’art. 2 co. 1 L. 179/2017 (cd. “whistleblowing”).
- Titolare del trattamento
1.1. Titolare del trattamento è BID Company S.r.l., con sede in Milano, viale Lancetti, 43.
1.2. Dati di contatto: e-mail: dpo@bidcompany.it
- Responsabile della protezione dei dati (DPO)
2.1. Il Responsabile della Protezione dei dati è contattabile, ai sensi dell’art. 38 par. 4 GDPR, per tutte le questioni relative al trattamento dei dati personali degli interessati e all’esercizio dei diritti, ai seguenti recapiti: e-mail: dpo@bidcompany.it
- Finalità e base giuridica del trattamento, natura del conferimento
3.1. I trattamenti saranno effettuati per la gestione del procedimento di whistleblowing in conformità alla vigente normativa, procedere alla verifica della fondatezza del fatto segnalato, all’adozione dei provvedimenti conseguenti, alla tutela in giudizio di un diritto ed alla risposta ad un’eventuale richiesta dell’Autorità giudiziaria. Il procedimento di whistleblowing viene effettuato da chi segnali (in avanti, il segnalatore) mediante i canali predisposti dall'azienda e secondo la procedura messa a disposizione del segnalatore senza che questi ne faccia apposita richiesta.
3.2. La base giuridica del trattamento risiede, rispetto alla segnalazione da fatta dal segnalatore, nel legittimo interesse del titolare del trattamento e nell’adempimento degli obblighi di legge.
3.3. Il conferimento dei dati è necessario per la gestione del procedimento di whistleblowing e per tutti gli adempimenti successivi.
- Destinatari dei dati personali
4.1. I dati personali potranno essere resi accessibile esclusivamente ai soggetti che abbiano un ruolo previsto nella gestione del procedimento di whistleblowing (membri degli organismi aziendali, anche esternalizzati, preposti, e soggetti da questi specificamente individuati, consulenti esterni, fornitori di piattaforme per le segnalazioni). Tali soggetti sono vincolati da un dovere di riservatezza.
4.2. Potranno avere accesso ai dati personali, per finalità strettamente tecniche ed attinenti alla gestione dei canali di segnalazione, i fornitori degli eventuali servizi per la gestione della segnalazione, che agiranno in qualità di responsabili del trattamento sulla base di specifiche istruzioni fornite dal titolare.
4.3. Potranno avere accesso ai dati ed informazioni raccolte anche l’Autorità giudiziaria, l’Autorità pubblica e, in generale, tutti i soggetti a cui la comunicazione debba essere effettuata in forza di una legge.
4.4. I dati personali non saranno comunicati a soggetti diversi da quelli sopra individuati, né saranno diffusi.
4.5. I dati non saranno trasferiti a Paesi extra-Ue.
- Periodo di conservazione
5.1. I dati personali potranno essere conservati per un periodo di tempo limitato al raggiungimento delle finalità per cui sono raccolti e, comunque, per un periodo non superiore a cinque anni, che decorre dalla data dell’esito finale della procedura di segnalazione.
5.2. In riferimento alle segnalazioni che non rientrano nel procedimento di whistleblowing, saranno conservati per un periodo massimo di 12 mesi a partire dalla segnalazione; in riferimento alle segnalazioni archiviate internamente a seguito di istruttoria interna, cinque anni come sopra descritto; in riferimento alle segnalazioni fondate, 5 anni dalla chiusura del piano delle azioni correttive e comunque per tutto il periodo necessario allo svolgimento di eventuali procedimenti scaturenti dalla segnalazione.
5.3. È fatto salvo un ulteriore periodo di conservazione imposto dalla legge o necessario alla tutela di un diritto.
- Diritti degli interessati
6.1. Il segnalatore potrà esercitare i diritti previsti dalla normativa agli artt. da 15 a 22 GDPR rivolgendosi al titolare ad uno dei punti di contatto indicati nella presente informativa. Tali diritti non possono essere esercitati dagli interessati qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e
concreto alla riservatezza dell’identità del segnalatore. L’esercizio di tali diritti deve avvenire nel rispetto delle disposizioni di legge o di regolamento che regolano il settore; potrà essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo all’interessano a meno che la comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dell’interessato. In tale caso, i diritti dell’interessato possono essere esercitati anche tramite il Garante con le modalità previste dall’art. 160 D. Lgs. 196/2003.
6.2. Il segnalatore potrà esercitare il diritto di reclamo previsto dall’art. 77 GDPR.